Cách sử dụng outlook

     
Outlook cho olympiaplus.vn 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook năm 2016 Outlook 2013 Office dành đến doanh nghiệp Office 365 Business Essentials Outlook 2010 xem thêm...Ít hơn

Outlook chuẩn bị xếp các email, lịch, danh bạ, tác vụ và list việc đề xuất làm của bạn, tất cả ở cùng một chỗ. Việc thu xếp đó sẽ ban đầu bằng tài khoản e-mail của bạn. Từ đó, bạn có thể ban đầu làm việc với những email, chuyển email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng như lưu trữ thông tin về những người bạn hệ trọng trong danh bạ của mình nhằm không bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ e-mail hay số điện thoại. Hãy cùng mày mò nhanh về một số tác vụ cơ bản.

Bạn đang xem: Cách sử dụng outlook

Bắt đầu

Hành động đầu tiên của công ty là tùy chỉnh cấu hình tài khoản Outlook của mình. Sau đó, bạn sẽ sẵn sàng chuẩn bị để bước đầu nhận và gởi email, áp dụng lịch, tạo danh bạ và làm bài toán với những tác vụ Outlook.

Quá trình thiết lập cấu hình là tự cồn nếu bạn đã áp dụng phiên bản trước đó của Outlook trên cùng một đồ vật tính. Ví như không, cấu hình thiết lập Tài khoản Tự động sẽ khởi chạy vào trước tiên bạn khởi rượu cồn Outlook và gợi ý bạn từng bước để hoàn thành tiến trình.

Bạn sẽ tiến hành yêu cầu hỗ trợ tên, showroom email cùng mật khẩu. Thường xuyên thì bởi vậy là đủ dẫu vậy nếu vượt trình tùy chỉnh tự cồn không thành công, Outlook sẽ yêu thương cầu hỗ trợ thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu như bạn ko có thông tin đó, nhà cung ứng email của bạn có thể cho bạn biết những cụ thể này.

*


Lưu ý: Nếu bạn mong mỏi thêm một tài khoản thư điện tử khác trong tương lai này, khi vẫn sẵn sàng, lựa chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động tùy chỉnh thiết lập Tài khoản Tự động.


Thanh truy nhập nhanh

Thanh truy tìm nhập cấp tốc là một trong những phần quan trọng trong đề xuất Outlook của bạn. Và đó là 1 cách đơn giản dễ dàng giúp bạn di chuyển giữa các tính năng Outlook ở bên trên cùng—Thư, Lịch, Mọi tín đồ và Tác vụ. Thanh này ngoài những tab tiêu chuẩn và ruy-băng cung cấp cho mình một loại khí cụ và tùy chọn sẽ giúp bạn sử dụng và làm chủ Outlook.

Thường được đặt ở cuối hành lang cửa số Outlook, thanh tầm nã nhập cấp tốc hiển thị—tùy theo các thiết đặt được chọn—các nút tên (hình hình ảnh bên trái) hoặc biểu tượng (hình hình ảnh bên phải) có links với tên tính năng.

*

*

thay đổi những nội dung xuất hiện trên thanh truy vấn nhập nhanh

Bạn có thể kiểm soát các nút (hoặc biểu tượng) mở ra trên thanh truy nã nhập cấp tốc và thậm chí là theo đồ vật tự xuất hiện.

Chọn thêm > tùy chọn dẫn hướng.

*

Trong vỏ hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng, tiến hành như sau:

*

Để biến đổi số lượng nút hoặc biểu tượng xuất hiện tại trên thanh, tăng hoặc giảm thiết đặt mặc định là 4 so với Số mục hiển thị tối đa.

Để coi các hình tượng thay vị tên, lựa chọn hộp kiểm Dẫn hướng Thu gọn.

Để thu xếp lại cách những nút hoặc biểu tượng được liệt kê, chọn 1 mục trong vỏ hộp Hiển thị theo lắp thêm tự này, rồi lựa chọn Di gửi Lên hoặc Di đưa Xuống.

Chọn OK.


Mẹo: Nếu chúng ta không mê say những đổi khác đã triển khai hoặc chỉ muốn bước đầu lại, nên chọn lựa Đặt lại.


Thư

Email kết nối bạn với mọi người bên phía trong và phía bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể thêm chữ ký kết điện tử và những tệp đi kèm vào thư thư điện tử của mình.

Tạo thư thư điện tử mới

Từ bất kỳ thư mục thư nào (chẳng hạn như hộp thư đến của bạn), lựa chọn Email Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để chế tạo thư email, nhận Ctrl+Shift+M.

Khi chúng ta hoàn tất việc soạn email, chọn Gửi.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục chế tác thư email.

Thêm chữ ký email vào thư

Tạo chữ ký cá nhân xuất hiện thêm ở cuối thư của bạn. Chữ ký có thể bao hàm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử của bạn, biểu tượng logo hoặc thậm chí còn hình hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.

tạo ra chữ ký kết

Trong một thư mới, chọn Chữ ký >Chữ ký.

*

Ở tab Chữ ký kết Email, chọn Mới.

Nhập tên, rồi chọn OK.

Trong Chọn chữ ký mặc định, tiến hành như sau:

Trong danh sách tài khoản email , nên lựa chọn tài khoản e-mail để links với chữ ký.

Trong danh sách Thư mới, chọn chữ ký các bạn muốn auto được thêm vào gần như thư e-mail mới. Nếu như khách hàng không muốn auto ký thư email của mình, chúng ta có thể bỏ qua tùy chọn này bởi vì (không có) là cực hiếm mặc định.

Trong danh sách Trả lời/chuyển tiếp, chọn chữ ký kết mà các bạn muốn tự động hóa được thêm (tự động ký) khi chúng ta trả lời hoặc chuyển tiếp thư. Nếu như không, hãy gật đầu tùy chọn mặc định là (không có).

Bên bên dưới chỉnh sửa chữ ký, nhập chữ ký, rồi lựa chọn OK.

Thêm chữ ký kết

Trong một thư mới, lựa chọn Chữ ký, rồi lựa chọn chữ ký bạn muốn.

*

Để biết thêm thông tin, hãy coi mục Tạo và thêm chữ ký thư email.

Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email

Trên dải băng hoặc trong ngăn đọc, chọn trả lời, trả lời tất cả, hoặc chuyển tiếp

*

Trong vỏ hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:

Để thêm fan nhận, bấm chuột hộp ham mê hợp, rồi nhập tên fan nhận.

Để sa thải người nhận, click chuột hộp mê thích hợp, lựa chọn tên fan nhận rồi dấn phím Delete.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy coi mục Trả lời hoặc chuyển tiếp thư email.

Thêm tệp kèm theo vào một thư email

Để phân chia sẻ một tệp, bạn có thể gắn kèm tệp vào thư của mình. Bạn có thể đính kèm các mục Outlook khác, ví dụ như thư, liên hệ hoặc tác vụ.

Tạo thư mới hoặc lựa chọn một thư sẵn có, rồi chọn Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp.

Trong cửa sổ thư, chọn Thư > Đính kèm Tệp.

*

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem mục Đính kèm tệp, thư, liên hệ hoặc tác vụ vào thư email.

Mở hoặc giữ tệp đi cùng của thư email

Bạn có thể mở tệp gắn kèm từ chống đọc hoặc từ một thư vẫn mở. Sau khi mở và coi tệp gắn kèm, bạn có thể lưu lại. Giả dụ thư có nhiều tệp lắp kèm, bạn có thể giữ thành một tổ hoặc lưu giữ lần lượt từng tệp.

Mở tệp đi cùng

Tùy ở trong vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng, bao gồm thể có tương đối nhiều tùy lựa chọn sẵn dùng làm mở phần lắp kèm.

Bấm lưu ban vào tệp lắp kèm.

Để hiểu thêm thông tin, hãy coi mục Mở tệp đính thêm kèm.

lưu lại tệp đi cùng

Chọn tệp đính kèm trong chống đọc hoặc vào thư vẫn mở.

Ở tab Tệp gắn thêm kèm, trong team Hành động, lựa chọn Lưu Như. Bạn cũng đều có thể nhấn vào phải vào tệp lắp kèm, rồi lựa chọn Lưu Như.

*

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem lưu lại tệp thêm kèm.

Cài để Outlook mang đến iOS hoặc Android

*

nếu như bạn sử dụng Outlook for tiện ích ios hoặc Outlook for Android, bạn dạng thảo của người tiêu dùng sẽ auto đồng bộ hóa với thiết bị cầm tay của bạn. Trường đoản cú đó, bạn có thể hoàn tất thư chúng ta đã bắt đầu tại laptop của mình, tiện lợi thêm những tệp đính kèm từ hình ảnh hoặc camera của bạn, hoặc sử dụng Office Lens để chụp ghi chú tự bảng trong sáng cuộc họp.


Tạo cuộc hẹn trong lịch

Trong Outlook, các cuộc hẹn không y hệt như các cuộc họp. Cuộc hẹn là những hoạt động bạn thu xếp trong định kỳ của mình với không tương quan đến bài toán mời tín đồ khác hay đặt trước các tài nguyên, chẳng hạn như chống hoặc sản phẩm hội thảo.

*

Trong folder Lịch, lựa chọn Cuộc hẹn Mới. Bạn cũng có thể nhấn vào phải vào một khối thời gian trong lưới định kỳ biểu của mình, rồi chọn Cuộc hẹn Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để tạo thành một cuộc hẹn, dấn Ctrl+Shift+A.

Để hiểu thêm thông tin, hãy xem mục Lên kế hoạch cuộc hẹn.

Lên lịch cuộc họp

Trong Outlook, cuộc họp có sự tham gia của tín đồ khác và có thể bao gồm các tài nguyên, như phòng hội thảo. Bạn sẽ nhận được các phản hồi về yêu ước họp vào Hộp thư mang lại của mình.

Trong folder Lịch, chọn Cuộc họp Mới.

*

Phím tắt: Để tạo nên một yêu ước họp mới từ ngẫu nhiên thư mục nào vào Outlook, nhận Ctrl+Shift+Q.

Xem thêm: Cho Tam Giác Mnp Có Khi Đó Số Đo Góc M Bằng 70 Độ, Tam Giác Mnp Có Khi Đó Số Đo Góc M Bằng

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Lên kế hoạch cuộc họp với người khác.

Đặt lời nhắc

Lời kể sẽ nhảy lên trong một cửa sổ cảnh báo để bạn không bỏ lỡ hạn chót quan trọng. Bạn có thể để hoặc loại bỏ các lời nói về phần nhiều mọi thứ vào Outlook, bao gồm những thư email, cuộc hẹn và liên hệ.

Đối với các cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họp

Mở một Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp, rồi trong vỏ hộp danh sáchLời nhắc, chọn khoảng chừng thời gian bạn mong lời nhắc xuất hiện trước cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họp. Để tắt lời nhắc, chọn Không có.

Đối với những thư email, danh bạ và tác vụ

Chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


Mẹo: Bạn có thể hối hả gắn cờ đến các thư thư điện tử dưới dạng mục bài toán cần làm bằng cách sử dụng lời nhắc. Số đông lời nói này làm đến thư xuất hiện trên danh sách Việc phải làm và trong thư mục Tác vụ cơ mà không tự đụng thêm lời nhắc. Bấm chuột phải vào cờ trong danh sách thư để thêm lời nhắc. Hoặc giả dụ bạn có một thư đang mở, lựa chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


*

Mọi người

Mọi người là tên gọi nhóm giành cho những người—và công ty—tạo thành danh bạ cá nhân và công ty lớn của bạn. Những người bạn thêm bên dưới dạng một tương tác là hoàn toàn theo ý ao ước và những hạn chế duy nhất hoàn toàn có thể áp dụng cho người mà bạn cũng có thể hoặc không thể thêm là những tinh giảm mà bạn hoặc công ty của người sử dụng áp đặt. Ví dụ: doanh nghiệp của chúng ta cũng có thể có quy tắc tuyệt nhất định về việc tương ứng với các showroom email mặt ngoài.

Tạo một liên hệ

Một liên hệ có thể chỉ đơn giản là một tên và các địa chỉ thư điện tử hoặc chúng ta có thể thêm những chi tiết, ví như địa chỉ đường, số điện thoại, ảnh và ngày sinh. Bạn sẽ tìm thấy Danh bạ của chính mình ở tùy chọn Mọi tín đồ trong thanh lối tắt, ở góc dưới phía bên trái của hành lang cửa số Outlook.

*

Trong Mọi người, lựa chọn Liên hệ Mới.

*

Phím tắt: Để tạo một liên hệ từ ngẫu nhiên thư mục nào vào Outlook, nhận Ctrl+Shift+C.

Để hiểu thêm thông tin, hãy coi mục Tạo hoặc thêm một liên hệ.

Lấy danh sách tương tác trong sổ địa chỉ cửa hàng Outlook của bạn

Tốt tuyệt nhất là lưu lại một phiên bản sao các liên hệ trong sổ địa chỉ của bạn. Trong Outlook 2013 hoặc Outlook năm 2016 cho Windows, bạn có thể tải tệp quý hiếm phân tách bằng vết phẩy (.csv) chứa các contact của các bạn xuống sản phẩm của mình, rồi mở tệp đó trong Excel.

Mở Outlook, chọn Tệp > Mở và Xuất > Nhập/Xuất.

*

Trong Trình trả lời Nhập và Xuất, chọn Xuất ra tệp > Tiếp theo.

Chọn Giá trị Phân bóc tách bằng vết phẩy, kế tiếp ở trang Xuất ra Tệp, lựa chọn Danh bạ có tác dụng thư mục nhằm xuất từ thông tin tài khoản của bạn.

*


Quan trọng: Trước khi tiến hành, hãy bảo đảm an toàn rằng thư mục Danh bạ các bạn chọn được đi cùng với tài khoản thư điện tử của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng quan trọng nếu như khách hàng đang thực hiện quá trình này từ máy tính xách tay của bạn khác.


Chọn Tiếp theo > Duyệt, rồi đi mang lại vị trí bạn muốn lưu trữ tệp quý giá phân bóc tách bằng vệt phẩy (.csv).

Nhập thương hiệu tệp, rồi lựa chọn OK > Tiếp theo.

*

Chọn Kết thúc để bước đầu quy trình xuất.


Mở tệp .csv danh bạ của người tiêu dùng

Tệp quý giá phân bóc tách bằng vệt phẩy (.csv) bao gồm các contact đã xuất của khách hàng thường được mở vào Excel.

Duyệt mang đến vị trí bạn đã lưu giữ tệp .csv, rồi mở tệp ra.

Xác nhấn các contact của bạn được liệt kê trong tệp.

*


Đóng tệp nhưng mà không đề nghị thực hiện ngẫu nhiên thay đổi nào nhằm tránh các vấn đề tiềm tàng sẽ nhập tệp bên trên một máy khác tất cả cùng phiên bạn dạng Outlook hoặc một thương mại dịch vụ email khác.

Tác vụ

Tạo một tác vụ

Nhiều người giữ danh sách việc phải làm—trên giấy, trong bảng tính hay phối kết hợp cả phương pháp giấy lẫn điện tử. Trong Outlook, bạn có thể kết hợp nhiều danh sách không giống nhau thành một, dìm lời nói và theo dõi tiến độ tác vụ.

Mở Outlook, ở tab Trang đầu, trong team Mới, lựa chọn Mục Mới.

Chọn Tác vụ, điền biểu mẫu tác vụ nếu cần, rồi chọn Lưu & Đóng.

Phím tắt: Để chế tác một tác vụ mới, dìm Ctrl+Shift+K.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo tác vụ và các mục việc cần làm.

Gán tác vụ

Chọn bên trên thanh truy hỏi nhập cấp tốc hoặc những tác vụ bên trên thanh điều hướng.

Thực hiện trong số những thao tác sau:

Chọn

*
bên trên dải băng hoặc thừa nhận Ctrl + Shift + K để sinh sản tác vụ.

hoặc

Mở một tác vụ hiện có.

Chọn Gán Tác vụ.

*

Trên biểu mẫu mã tác vụ, triển khai như sau:

Trong vỏ hộp Đến, nhập tên hoặc địa chỉ email.

Thêm một Chủ đề, chọn Ngày bắt đầu với Ngày mang đến hạn, để Trạng thái cùng Mức ưu tiên khi cần.

*

Chấp dấn hoặc xóa vùng lựa chọn hai vỏ hộp kiểm mang định: Duy trì update cho bạn dạng sao của tác vụ này trong danh sách tác vụ của tôiGửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành.

Nếu đề xuất thiết, nhập một thông báo trong khối nội dung bên dưới các hộp kiểm.

Nếu bạn có nhu cầu lặp lại nhiệm vụ, nên chọn lựa lặp lại trên Ribbon, chọn những tùy chọn bạn muốn trong vỏ hộp thoại lặp lại nhiệm vụ , rồi chọn OK.


Lưu ý: Nếu các bạn gán một tác vụ lặp lại, phiên bản sao của tác vụ này vẫn ở trong danh sách tác vụ của người sử dụng nhưng sẽ không cập nhật. Nếu bạn chọn vỏ hộp thoại Gửi mang lại tôi báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành, bạn sẽ nhận được báo cáo trạng thái cho từng lần hoàn thành tác vụ.


Mẹo:  Outlook hoàn toàn có thể theo dõi giai đoạn của tác vụ đang gán cho một người. Nếu bạn muốn nhiều người làm việc trong và một tác vụ, chúng ta nên chia tác vụ thành nhiều mục nhỏ hoặc gán riêng rẽ từng tác vụ. Ví dụ: nhằm theo dõi report do tía người viết, tạo cha tác vụ riêng rẽ, rồi gán từng tác vụ mang đến từng tín đồ thích hợp.


Chấp nhập hoặc từ chối tác vụ sẽ gán

Khi một tác vụ được chế tạo ra và gán đến bạn, tác vụ sẽ xuất hiện thêm trong hộp thư mang đến của bạn.

*

Trong chống đọc, chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.

hoặc

Mở tác vụ, chọn chấp nhận hoặc từ chối bên trên dải băng và bất cứ tùy chọn chúng ta đã chọn, nên chọn sửa phản bội hồi trước khi gửi hoặc gửi đánh giá ngay bây giờ, rồi lựa chọn OK.


Nếu các bạn mở một tác vụ, chúng ta có thể trả lời, trả lời vớ cả, hoặc chuyển tiếp cho tất cả những người đã gán nhiệm vụ cho chính mình và với những người khác là phù hợp. Bạn cũng có thể kèm theo chú giải trong khối thông báo.

Xem tác vụ

Mở Outlook và trên thanh truy tìm nhập nhanh, chọn .

Trong danh sách Danh sách bài toán Cần làm hoặc Tác vụ, bấm đúp vào trong 1 mục giúp xem dạng đầy đủ.

Bạn tất cả thể biến đổi cách xem các tác vụ vào những thời điểm.

Ở tab Trang đầu, trong team Dạng xem hiện nay tại, chọn 1 dạng coi khác.

*
.

In tác vụ

Bạn tất cả thể chọn cách xem tác vụ của mình, sau đó, dựa trên nội dung cùng định dạng các bạn chọn nhằm in—Kiểu Bảng hoặc Kiểu bạn dạng ghi nhớ—tác vụ sẽ tiến hành in. Ví dụ: nếu bạn lựa chọn 1 tác vụ để in thì thiết đặt in sẵn dùng duy nhất là Kiểu phiên bản ghi nhớ. Nhưng nếu bạn chọn danh sách, ví dụ như Danh sách câu hỏi Cần làm, định dạng in hình dạng Bảng cũng rất được cung cấp.

Chọn trên thanh truy tìm nhập nhanh.

*

Chọn một trách nhiệm duy nhất trong một trong các thư mục của chúng ta — danh sáchdanh sách hoặc nhiệm vụ — hoặc chọn 1 thư mục.

Chọn tệp > in và chọn định dạng (nếu có) trong phần cài đặt.

Xem thêm: 120 Tạ Bằng Bao Nhiêu Tấn Bằng Bao Nhiêu Kg, Đổi Tấn, Tạ, Yến Sang Kg

In thư email, liên hệ hoặc mục lịch

Trong Outlook, bạn có thể in các mục như thư email, tương tác hay những mục lịch hoặc các dạng xem phệ hơn, như lịch, sổ add hoặc danh sách nội dung dành cho các thư mục Thư.